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Hoje, organização não está mais relacionada à obsessão por manter tudo no lugar, mas com produtivida


Devido à correria dos tempos modernos está cada vez mais difícil encontrarmos tempo para fazermos uma boa organização em nossa casa ou empresa. E quando menos esperamos a bagunça já tomou conta dos armários, das caixas, dos arquivos, das gavetas; enfim, do ambiente todo.

E quando precisamos localizar uma conta já paga para, por exemplo, evitar o corte do gás? Aí começa a correria, procura ali, olha aqui, abre caixas, procura nas gavetas, revira toda a papelada, e não encontramos nada. Se você já passou por essa situação, precisa conhecer e APLICAR, o programa de qualidade 5s. 

É como já dizia o velho ditado: “Tempo é dinheiro”…e a vida moderna nos trouxe um ritmo de vida muito acelerado, no qual temos diversas atividades para realizar e pouquíssimo tempo para nós mesmos. Além de cuidar dos nossos compromissos profissionais e pessoais, precisamos de momentos de descanso e lazer. Desta maneira, nosso tempo se torna cada vez mais disputado – e valioso.

O QUE É 5S?

5S é um programa de gestão de qualidade empresarial desenvolvido no Japão que visa aperfeiçoar aspectos como organização, limpeza e padronização.

Aplicando o 5s:

1- Senso de utilização

Identifique tudo àquilo que não utiliza mais, faça uma análise de todos os objetos, documentos e equipamentos inúteis, separando-os por grandes categorias: documentos, equipamentos, peças, roupas, eletrodomésticos etc.

Para definir o que realmente utilizar, faça algumas perguntas:

• Qual a frequência de utilização?

• Se for documento, é cópia ou original? Preciso guardar?

• Eletrodoméstico, está em funcionamento, quebrado?

• Eletrodoméstico, se quebrado, vai levar para conserto? Vai doar?

• Se for documento. Conheço o prazo legal de guarda? Posso eliminar?

• Roupas. Ainda vou utilizar? Posso doar?

• Restos de obra, que você não vai mais utilizar?

Na eliminação, fragmente a documentação, pois isso garante que pessoas não autorizadas, leia informações sigilosas.

Em casa, utilize a tesoura e picote os documentos, depois, separe em sacos de lixo diferentes, coloque na lixeira em dias alternados.

Se fizer doação, procure uma entidade assistencial de sua cidade, você estará contribuindo para fazer a diferença na vida de muitas pessoas.

 

2- Senso de organização

Identificar e organizar tudo, para que todos possam localizar facilmente. Utilize etiquetas para sinalizar os armários, caixas, pacotes, estantes e etc.

Se for documento, utilize etiqueta o com o título do documento.

Em casa, utilize cores para identificar pastas/caixas com documentos, pois esta prática agiliza a busca.

Não deixe de produzir um Índice/Inventário de toda a documentação arquivada.

 

3- Senso de saúde, higiene e limpeza

Manter o ambiente de sua casa sempre favorável à saúde e higiene.

Mantenha as mesas sempre limpas, no final de cada tarefa, guarde tudo que utilizou para que se possa começar sem transtornos o dia seguinte.

Restos de alimentos atraem insetos, que poderão transmitir doenças e danificar documentos, utilize um triturador para restos de alimentos.

Os armários devem ser limpos diariamente, para evitar acúmulo de poeiras, traças, baratas e outros animais.

Equipamentos fora de uso devem ser vendidos ou doados, o excesso de materiais no ambiente, dificulta a limpeza, ocupa espaço desnecessário e cria esconderijo de animais.

 

4- Senso de conservação e manutenção

Faça um planejamento de suas tarefas diárias, priorize organizar, documentos, materiais e equipamentos que utiliza diariamente, mantenha-os em local de fácil acesso.

Reúna sua família, mostre a importância de manter tudo organizado, de maneira que todos se comprometam a colaborar com as mudanças implementadas.

Restos de obra devem ser entregue em ponto de recebimento, especialmente preparado pela prefeitura, verifique a existência deste ponto em sua cidade.

 

5- Senso de autodisciplina

Convencidos das vantagens dos quatro 5s, sua família passará a cumprir as regras estabelecidas, sem necessidade de cobrança.

Crie uma lista de tarefas diária, semanal, mensal e anual, isto facilitará a manutenção da rotina e tudo que deverá ser organizado.

Você pode encontrar também, muitos aplicativos que ajudam a manter esta rotina registrada, programe o disparo de e-mail para toda a família, alertando das tarefas que deverão ser cumpridas.

Mantenha sua caixa de e-mail sempre atualizada, evitando perder tempo na busca de informações.

Não esqueça que uma boa organização, dependerá muito do cumprimento de uma rigorosa rotina de tarefas, que você deverá ser o primeiro a cumprir, para dar bons exemplos para todos do seu convívio.


 

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